APLIKASI PENGOLAH ANGKA

Microsoft excel merupakan salah satu perangkat lunak pengolah angka yang masih satu keluarga dengan Microsoft Office. Sejauh ini Microsoft excel merupakan salah satu aplikasi pengolah angka yang banyak digunakan di hampir semua bidang, mulai dari perkantoran sampai dunia pendidikan. Pada Microsoft excel anda dapat mengerjakan perhitungan, pengolahan data, menganalisa dan mengolah data.

1.   FITUR DASAR MS. EXCEL

Sebelum anda lebih jauh mempelajari ms excel terlebih dahulu anda harus mengetahui fitur data yang terdapat dalam worksheet ms. excel

 

Gambar Layout Excel

 

Tabel 2 Fitur Ms. Excel

No         Fitur                           Fungsi
1.	Title                           Menampilkan nama dokumen
2.	Quick Access Toolbar   Kumpulan tombol-tombol yang terdiri dari save, undo, dan redo
3.	Window Management  Kumpulan tombol diantaranya windows help, Ribbon display, minimize (meminimalkan halaman dokumen), maximize (memperbesar tampilan dokumen) dan close (menutup dokumen)
4.	Ribbon                       Kumpulan tab yang berisi tentang home, insert, design, dll
5.	Group Ribbon              Kumpulan tab yang berisi beberapa kelompok perintah seperti font, align, dan number
6.	Name box                   Menampilkan cell yang sedang aktif
7.	Formula bar                Tempat untuk mengedit, memasukkan formula atau memasukkan data
8.	Cell                            Pertemuan antara baris dan kolom (kota-kotak yang terdapat pada worksheet)
9.	Column (kolom)          Bagian pada worksheet yang melintang dari atas ke bawah

10.	Row (baris)                 Bagian pada worksheet yang melintang dari kiri ke kanan
11.	Scroll Bar                    Menggeser tampilan halaman ke atas bawah maupun kanan dan kiri
12.	Page View                  Kumpulan  tombol  yang  berisi  normal  view  (menampilkan  mode standart), Page Layout view (tampilan standart worksheet), Page break view
13.	New sheet                  Digunakan untuk membuat worksheet baru
14.	Left and right click       Digunakan untuk berpindah atau bergeser dari sheet satu ke sheet yang lain

 

Setelah anda mengerti fitur-fitur dasar yang terdapat dalam ms. Excel sekarang mari kita coba untuk mengelola informasi

a.  Fitur Autofit

Fitur ini digunakan untuk mengubah lebar dan tinggi kolom sesuai dengan ukuran teks dari masing-masing kolom. Langkah yang harus anda lakukan yaitu blok semua kolom yang akan anda sesuaikan ukurannya kemudian masuk ke menu home dan pilih format. 

Maka hasilnya

Gambar Hasil Olah Data

 

b.  Adjust Size

Untuk membuat ukuran baris dan kolom menjadi sama secara bersamaan dapat dilakukan dengan cara berikut :

1) Klik tombol select all kemudian arahkan cursor ke salah satu kolom dan baris

2) Tarik sesuaikan dengan kebutuhan

Gambar Select All  

 Maka hasilnya

Gambar Hasil Select All 

c.  Pemformatan Nomor

Pada ms excel kita dapat menentukan penomoran sesuai dengan apa yang kita butuhkan mulai dari nomor, mata uang, hari, waktu dll. Langkah yang harus anda lakukan yaitu klik kanan pada salah atu kolom yang akan anda format kemudian pilih format cell dan pilih penomoran sesuia yang anda butuhkan

Gambar Format Cell

Gambar Pilihan pada Format Cell

 

Adapun fitur format cell dijelaskan sebagai berikut :

1)   General digunakan untuk menuliskan angka-angka standart

2)  Number digunakan  untuk  menuliskan  angka  decimal  yang  dengan  disertai  beberapa  angka dibelakang koma

3) Currenty digunakan untuk menuliskan mata uang dengan menyertakan symbol sesuai dengan Negara masing-masing

4) Accounting digunakan  untuk menuliskan mata uang dengan menyertakan symbol tiap Negara dan terdapat spasi antara symbol dan angka

5)   Date digunakan untuk menuliskan hari dan bisa disesuai dengan lokasi Negara masing-masing

6) Time digunakan untuk menuliskan waktu dan bisa disesuai dengan lokasi Negara masing-masing

7)  Percentace  digunakan untuk menuliskan angka decimal dengan imbuhan symbol persentase dibelakangnya

8)   Fraction digunakan untuk menuliskan angka pecahan seperti 8/16 dll

9) Scientific digunakan untuk menampilkan angka dalam notasi ilmiah atau eksponensial

10)Text digunakan untuk menuliskan text

11)Special digunakan untuk menuliskan symbol special dan bias memilih sesuai lokasi Negara masing- masing

12)Custom digunakan untuk memberikan pemformatan angka tertentu dengan tampilan custom

  

d.  Grafik

Pada Excel anda dapat menemukan fitur untuk membuat grafik dan diagram dengan berbagai bentuk. Untuk melihat berbagai macam pilihan grafik, anda dapat melihat pada menu insert kemudian klik chart

 Gambar Menu Insert Chart

 

Jika anda klik arah panah kecil di pojok kanan bawah pivot chart maka akan muncul seperti dibawah ini

Gambar Pilihan Chart atau Grafik 

 

Sekarang mari kita coba untuk membuat salah satu grafik. Hal yang harus anda persiapkan adalah

1)   Siapkan data

2)   Blok data dan judul yang ingin anda masukkan

3)   Klik menu insert pilih chart kemudian pilih grafik sesuai yang anda inginkan 

Gambar Pembuatan Grafik 

2.   FITUR LANJUT MS. EXCEL

a.  Formula

Pada ms. Excel juga menyediakan formula untuk menghitung, mengurangi, menambah dan membagi.

Kita akan mencoba untuk menggunakan formula dasar yaitu :

Penambahan         +

Pengurangan         –

Perkalian              *

Pembagian            /

Gambar Contoh Penggunaan Formula Excel 

Langkah – langkahnya adalah sebagai berikut :

1)   Ketik = pada kolom C2

2)   Klik kolom A1

3)   Ketik + pada kolom C2

4)   Klik kolom B1

Tekan tombol enter, perhatikan hasilnya berikut

Gambar Hasil Formula Excel 

Pada ms. Excel untuk membuat suatu formula harus selalu diawali dengan tanda = (sama dengan)

 

b.  Fungsi Umum

Di dalam Excel, fungsi yang paling umum digunakan yaitu :

1)   SUM digunakan untuk menentukan penjumlahan

2)   AVERAGE digunakan untuk mencari rata-rata suatu variabel

3)   MAX digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari suatu variabel

4)   MIN digunakan untuk mencari nilai terendah dari suatu variable

Setelah anda mengetahui beberapa fungsi dasar pada excel sekarang mari kita coba untuk menggunakan fitur AutoSum yang telah disediakan oleh excel.

 

 

Langkah – langkah menggunakan fitur Auto Sum adalah… .

1) Buatlah data seperti gambar 65 berikut

2) Pilih cell yang akan dijumlahkan, misal cell B5-E5

3) Klik menu tab Home kemudian pilih AutoSumàSum

4) Hasilnya terlihat seperti gambar berikut

 

Gambar Coba AutoSum

           

        Maka hasilnya 

Gambar Hasil AutoSum

 

c.  Fungsi Logika If

Fungsi logika IF digunakan untuk melihat perbandingan logis antara perkiraan dan nilai tertentu dimana kondisi tersebut sudah kita tentukan. Sebagai contoh kita akan melihat hasil target penjualan dari tiap bulan, dimana setiap bulan penjualan harus mencapai 70 unit computer. 

              Gambar Formula IF 

Langkah yang harus dilakukan untuk mendapatkan hasil seperti diatas yaitu :

1.    Buatlah tabulasi data seperti gambar 67

2. Ketikkan rumus =IF(F5>=80,”TERCAPAI”,”Tidak TERCAPAI”) pada kolom G5 dengan keterangan Jika jumlah penjualan pada kolom F5 lebih dari atau sama dengan 70 maka target penjualan dianggap sudah TERPENUHI, tetapi jika belum maka dianggap TIDAK TERPENUHI. Tekan Enter

3.    Ulangi poin 2 pada cell G6

 

d.  Fungsi Library

Untuk mempelajari aplikasi pengolah angka, kita dapat memanfaatkan Function Library yang terdapat pada menu formula dalam excel.

Gambar Menu Fuction Library

 

Adapun fungsi – fungsi yang terdapat pada Library antara lain :

1)   Insert Function digunakan untuk mencari fungsi dengan sebuah kata kunci

2) AutoSum  digunakan untuk membuat fungsi umum seperti SUM, AVERAGE, MAX,MIN secara otomatis

3)   Recently Used digunakan untuk melihat fungsi yang baru saja kita gunakan

4)   Financial digunakan untuk perhitungan keuangan

5)   Logical digunakan untuk perhitungan logika

6)   Text digunakan untuk mengolah teks menjadi perubhan tertentu

7)   Date &Time digunakan untuk mengelola tangggal dan waktu

8)   Lookup dan Reference

9)   Math & Trig digunakan untk menentukan argument matematika

10) More Functions fungsi tambahan untuk bidang lain misal engineering dll